With our project we give, not only the schools in Uganda, the possibility to create quickly and promptly the certificates. The time saved can be used effectively for teaching. The latency of the students (called "lausy weeks") is omitted. The actual vacation time for the students will be extended. Costs for pupils, students and schools can be reduced.
Für die deutsche Beschreibung bitte hier klicken!
Prolog
Some years ago I got in touch with my fiancee Gladys, who is ugandan. At this time she lived with her single mother, an aunt, a niece and her five siblings in a small house with only two rooms. Her brother Kabali had just finished high school successfully. Later, after many letters, emails and some phone calls, I was invited to visit Uganda. Fortunately at least I accepted and I visited the first time in my life Uganda in September 2011.
My first stay in Uganda was really a great experience. At first I was shocked by great poverty in Uganda. I realised that the average annual income in Uganda is $ 600 a year. After that, I soon realized that much of Uganda is under construction. But due to poverty, there is little progress. My special attention was at Uganda's school system, as most of Gladys' siblings are still going to school. Uganda's School system is totally different to the german school system.
After high school, Gladys was gifted with a small income. Her job was paid with a salary about only 200, - dollars / month... She managed to join Makerere University Business School and pay her tution fees. Before she had completed, her brother Kabali had to join University too. Therefore, Gladys had to stop her studies and started paying the tution fees for her brother. Beside that she had to pay for their house rent, feeding her other siblings and for their school fees.
During Kabali's time at the University, tution fees were increased and Gladys could not manage to pay it anymore. Thank god, I was informed in time and I was able to help and contribute to his tution fees and support the family. This brought joy and happiness to the family. With my help Kabali could finish his studies.
The school system and costs
In Uganda, there is a compulsory education. Every ugandan has the right to go to school for seven years. A school year is divided into three terms, starting in January. Usually, all children start in the nursery school. This is similar to Kindergarten and / or preschool. Primary school is the next. Followed by the secondary school with six secondary classes starting with S1. The "O" level, you are finished with the completion of the class S4 (comparable middle school) and the "A" level ends with the completion of the class S6 (Abitur). After this, schooling is completed.
After finishing S4 vocational training will start, if you pay for it. After finishing exame for S6 with success you can join university.
In Uganda only children whose parents have good financial income are able to attain good education and attend schools, especially in good standard private schools.
The cost for the parents include school fees, accommodation, food, school clothes, school supplies and transportation. School fees range between 250,000 and 1,000,000 Ush per Term ( $ 100 - $ 400), depending if there is a puplic or private school.
Some examples: The salary of a primary school teacher is about 150,000 Ush. A teacher of a private secundary school is abount 350,000 Ush, a good payed office worker receives about 700,000 Ush. A litre of gasoline costs about 3,250 Ush.
The Problem
Even now, at the end of each term, students have to wait for their report cards up to three weeks. This is really a problem.
Since many teachers write the repots by hand, it takes a lot of time for the teachers to complete students' reports. Most classes have up to 100 students, Therefore, teachers need up to two - three weeks to write all report cards.
Kabali told me that this is called "lausy weeks" and it is hated by the students. During this time, schools incur unnecessary costs for food, accommodation, electricity, water and security most especially for boarding schools. This applies to about 20% of all students (approximately 8,500,000) !
We calculated all together in average costs about $ 55 per student and year. These extra costs are charged to the parents and / or families as a part of school fees.
Kabali came up with an idea to create reports online, so that schools, students and parents can access thier results online at the end of every school term. We made a brain storming how to counteract this. It was christmas 2012 and after a few days we had a concrete idea and set about solving the problem. We still had no idea how extensive our project will be. But, it was the birth of "MyReport".
MyReport - the Software
Upon my return to germany, I spoke with a programmer I knew. I could win him for our project. Since the beginning of January 2013 Gerald worked for free on the development and programming of the required software.
In early May 2013 we had a first version ready and I could visit the first schools along with Kabali. In two months, we visited more than eighty private secondary schools. The schools were interested, but had lots of additional ideas and wishes.
This meant that our online solution was not sufficient.
Since then we have continuously developed and updated our software. Now there is not only an online service, but also a print service for printing of certificates and report cards, an upload service for audit and holiday work, a communication service for teachers - parents / students and a website service for schools that still have no homepage.
Starting a business
To ensure that everything is legal, Gladys and Kabali registered Myreport Uganda Limited. Below is our Certificate of Incorporation.
Targets
We want to:
Support schools, to reduce costs ( in average, from $ 11 down to $ 3 per student and per year ! ) and relieve teachers. We want to encourage schools to support students with the inserted money and invest money in school equipment and provide scholarships. In this way we can help to bring more and better education along for the school children in Uganda and later on in other african countries.
Through our project, we achieve the following objectives:
- Reduce costs for schools and families
- more class time for schools/students/pupils
- Timely issue of uniform products
- Longer holidays for students
- Relief for families
With your support, we can:
- further improve our sofware
- organize presentations to several schools at once
- give a jobs to local programmers / IT technicans
- conduct briefings for teachers in the use of the software
- create further jobs
As a next step, it is planned to open a small office in Kampala, where we can work at the project, doing the necessary work and receiving visitors.
Later on, small nationwide offices can support schools that have no IT-lab where they can pick their printed report cards.
Software presentation
We are going two ways to present our sofware.
One way is to present our software to the management ( headteachers, directors and IT-teachers ) of the visited schools. It is a big problem to get an appointment. You have to visit them mostly several times to get this date and this means to take a lot of time and money.
The other way is to organize presentations. In November 2013 we organized our first big presentation. Therefore we invited 30 private secondary schools to send their representatives to Kampala Kolping Hotel at the 16th November 2013.
Unfortunately end of year exams were running and there have been only a few representatives. Any way it was very exciting, a great experience and we have learnt a lot.
Presentation at Kolping Hotel Kampala, 2013-11-16
Preparings
Welcome by General Director Kabali Samson
Presentation software "MyReport"
Very attentive school representatives
The final picture of our first presentation
Office required - urgently
We have to set up an office because the school representatives have always asked us where our office is. They do not believe that we work at home. Unlike in Germany, in Uganda an office at home is not taken serious and not considered as an office.
We had not planned to pay extra money for an office as we had hoped to work at home. Up to now we have spend more than 4,500 hours with hard work (equivalent to over $ 460,000) for software development, preparation of documentation and manuals for users, and more. In addition, costs of flights, transportation, accommodation, meals, the presentation at the Kolping Hotel, etc. We want to, and we will continue our way, in any case.
Expected Costs
After a research, we came up with a budget for expected costs as shown below:
Running costs for an office (approx.): |
$/month |
rental |
200,00 |
power |
20,00 |
water |
7,00 |
|
One time equipment for the office (approx.): |
$ |
office Equipment |
4500,00 |
2 PC / laptop, two printers |
2200,00 |
office Supplies |
1200,00 |
|
Personnel costs for employees (approx.): |
$/month |
office worker |
300,00 |
driver |
275,00 |
|
Transportation and travel costs (approx.): |
$/month |
rent for a car |
275,00 |
fuel |
275,00 |
|
Advertising (approx.): |
$ |
Flyers / Proposal for Schools |
150,00 |
Business Cards |
100,00 |
|
4 presentations with about 80-100 school representatives |
$/Present. |
Rent for a Meeting room / hall |
350,00 |
catering for representatives |
350,00 |
All together there will be costs, for the first two years of about $ 50,000. Of course, we hope to win the first schools as customers during the year 2015.
If we receive more support as needed, the funds are fully incorporated into our social engagement.
Our objective economic and social intention
It is planned that the use of My Report will cost the schools in the base version not more than maximum $ 0.50 - 1.00 per student per year. So that we can cover the running costs and still earn some profit.
We will continue our way (see above), therefore we believe in our success, that we will be able in future , to support childrens, pupils & students. That we are able to support families to give their children an education and /or to learn a profession.
Further on we are working on other social projects to help the people in Africa. We also want to enable children from poor families to attend school and support students.
Thank you for reading. We would be very pleased to welcome you as one of our donators.
Siegfried Brandt
Deutsche Projektbeschreibung
Mit unserem Projekt geben wir nicht nur Schulen in Uganda die Möglichkeit schnell und einfach Zeugnisse und Bescheinigungen für ihre Schüler und Studenten auszustellen. Die eingesparte Zeit kann effektiver zum Lehren genutzt werden. Die Wartezeiten der Schüler und Studenten ("lausy weeks" genannt) fallen weg. Die tatsächliche Ferienzeit für die Schüler würde sich verlängern. Kosten für Schüler, Studenten und Schulen können reduziert werden.
Vorwort
Ende Januar 2011 lernte ich meine jetzige Verlobte Gladys kennen. Gladys stammt aus Uganda und lebte dort zusammen mit ihrer alleinerziehenden Mutter, einer Tante, ihren fünf Geschwistern und einer Nichte in einem kleinen Haus mit zwei Zimmern. Zu ihren Geschwistern gehört auch ihr Bruder Kabali, welcher zu der Zeit gerade die Highschool mit Erfolg beendet hatte. Nach längerem Brief und Emailkontakt sowie später einigen Telefongesprächen besuchte ich Gladys in Uganda.
Mein erster Aufenthalt in Uganda war ein ganz tolles Erlebnis. Zuerst erschütterte mich die große Armut. Das durchschnittliche Jahreseinkommen liegt bei ca. 600 Dollar im Jahr. Danach erkannte ich bald, dass in Uganda vieles im Aufbau ist. Aber bedingt durch die Armut gibt es nur kleine Fortschritte. Besondere Aufmerksamkeit erregte das Schulsystem, da die Geschwister von Gladys alle noch zur Schule gehen. Es unterscheidet sich deutlich vom Deutschen Schulsystem.
Gladys begann nach der Highschool ein Studium an der Makerere Universität of Business in Kampala. Als sich ihre Eltern trennten, schaffte es ihre Mutter nicht die Studiengebühren aufzubringen. Deshalb musste Gladys ihr Studium abbrechen und nahm Mitte 2010 eine Arbeit an. Mit ihrem Einkommen in Höhe von 200,- Dollar/Monat ernährt sie jetzt die Familie, zahlt die Miete und unterstützt die Geschwister bei den Schulgebühren.
Gladys, die auch ihren Bruder Kabali unterstützt, ist damit an die Grenze ihrer Möglichkeiten angelangt. Beinahe hätte Kabali nicht seinen Abschluss machen können. Hier konnte ich zum Glück unterstützen und bekam so einen sehr guten Einblick in das bestehende Schulsystem.
Das Schulsystem und KostenIn Uganda gibt es eine Schulpflicht bis zur Klasse 7. Ein Schuljahr ist in drei Terms unterteilt und beginnt in Januar. Üblicherweise starten alle Kinder in der Nurseryschool. Dieses ist vergleichbar mit Kindergarten und / oder Vorschule. Es folgt die Primary School, vergleichbar Grund- / Hauptschule, bis zur 7. Klasse. Danach folgt die Secundary School mit sechs weiterführenden Klassen beginnend mit S1. Das "O" Level beendet man mit Abschluß der Klasse S4 ( vergleichbar Mittlere Reife ) und das "A" Level endet mit Abschluß der Klasse S6 ( Abitur ). Damit ist diese schulische Ausbildung beendet.
Mit Abschluß S4 beginnt dann das Arbeitsleben mit Besuch einer "Vocationalschool" vergleichbar mit einer Berufschule, wenn denn die Eltern dieses finanzieren können. Allerdings entspricht das nicht unserem Dualen Ausbildungssystem ! Wer es schafft die Studiengebühren zu bezahlen hat mit erfolgreichem Abschluß des "A" Level die Chance ein Studium zu beginnen. Die übliche Studiendauer beträgt zwei Jahre.
Man sollte aber daran denken, dass nur Kinder deren Eltern über die entsprechende finanziellen Mittel verfügen, der Schulbesuch möglich ist, Dann kann man sogar eine der vielen guten privaten Schulen besuchen.
Die Kosten für die Eltern setzten sich aus Schulgebühren, Unterkunft, Verpflegung, Schulkleidung, Schulmaterialien und Transport zusammen. Sie liegen je nach Schule und Level zwischen ca. 250.000 Ush und über 1.000.000 Ush je Term. Ungerechnet sind das ca. 100 bis über 400 Dollar.
Einige Beispiele: Das Gehalt eines Grundschullehrers beträgt ca. 150.000 Ush. Ein Lehrer einer privaten Secundary School liegt bei ca, 350.000 Ush; Eine gute Bürokraft erhält ca. 700.000 Ush. Ein Liter Benzin kostet ca. 3.250 Ush.
Das ProblemAm Ende eines jeden Terms sollten die Schüler ihre Zeiugnisse erhalten. Und hier gibt es ein großes Problem.
Viele Schule, bis auf wenige Ausnahmen eigentlich fast alle, erstellen die Zeugnisse noch von Hand. Bei Klassengrößen von bis zu 100 Schülern ist es somit kein Wunder, dass Lehrer bis zu zwei Wochen brauchen um das zu bewerkstelligen.
Von Kabali habe ich erfahren, dass dieser Zeitraum " lausy weeks " genannt und von den Schülern gehaßt wird zumal sehr oft der Unterricht ausfällt. In diesen 2 Wochen, in denen die Schüler zu Hause in den Familien fehlen, muss die Schule Personal, Räumlichkeiten und Verpflegung zur Verfügung stellen. Hierdurch entstehen den Schulen Kosten, die aber letztendlich die Familien über die Schulgebühren bezahlen müssen.
Auf Anregung Kabalis ( Seine Vorstellung war, dass die Schüler eine Klasse, ihre Noten online abfragen können ) haben wir uns Gedanken gemacht, wie man dem entgegenwirken könnte. Es war Weihnachten 2012 und nach einigen Tagen hatten wir eine konkrete Idee und machten uns an die Lösung des Problems. Noch ahnten wir nicht, wie umfangreich unser Projekt werden würde. Aber, es war die Geburtsstunde von "MyReport".
MyReport - die Software
Nach meiner Rückkehr habe ich mit einem befreundeten Programmierer gesprochen und konnte ihn für unser Projekt gewinnen. Seit Anfang Januar 2013 arbeitet Gerald unentgeldlich an der Entwicklung der benötigten Software.
Anfang Mai 2013 hatten wir eine erste Version fertig und ich konnte sie zusammen mit Kabali den ersten Schulen vorstellen. In zwei Monaten besuchten wir über achtzig private Secondary Schools. Die Schulen waren durch die Bank weg interessiert, hatten aber jede Menge zusätzlicher Wünsche und Ideen.
Das bedeutete für uns, dass unserer Online-Lösung nicht ausreichend war.
Wir haben seitdem unsere Software kontinuierlich weiter entwickelt und ergänzt. Nun gibt es nicht nur einen Online-Service, sondern auch einen Print-Service zum Drucken der Zeugnisse, einen Upload-Service für Prüfungs- und Ferienarbeiten, einen Communication-Service für Lehrer - Eltern / Schüler und einen Website-Service für Schulen die noch keine Homepage haben.
Bis Anfang 2014 haben wir nunmehr über 130 Schulen angesprochen. Am 16. November 2013 hatten wir unsere erste große Präsentation vor eingeladenen Vertretern von privaten Sekundarschulen im angemieteten Saal des Kolpinghotel Kampala. Das war für uns eine sehr enttäuschende und frustrierende Geschichte. Von 30 eingeladenen Schulen waren lediglich 10 % erschienen. Wenn denn abgesagt wurde, waren die Grund mehrheitlich, dass die Schule keine Zeit habe, da Prüfungen für S4 und S6 anstanden. Wir haben viel dazu gelernt und reichlich Lehrgeld gezahlt. Aber es geht weiter.
Gründung eines Unternehmens
Damit alles seine Ordnung hat, ließen am 21. Februar 2013, Gladys und ihr Bruder dieses Unternehmen bei den zuständigen Behörden registrieren.
Ziele
Wir wollen:
Schulen unterstützen um Kosten zu sparen und Lehrer zu entlasten. Wir wollen die Schulen ermutigen die so freiwerdenden Gelder in die Ausstattung der Schulen zu investieren und Stipendien zu vergeben. Hierdurch können wir zusammen mit den Schulen Kindern in Afrika zu mehr und besseren Unterricht verhelfen.
Durch unser Projekt erreichen wir die folgenden Ziele:
- Kostensenkung für Schulen und Familien
- mehr Unterrichtszeit für Schulen
- Zeitgerechte Ausgabe von einheitlichen Zeugnissen
- längere Ferien für Schüler
- Entlastung der Familien
Durch ihre Unterstützung können wir:
- unsere Software weiter verbessern
Präsentationen organisieren um mehrere Schulen auf einmal zu erreichen
- Einen Programmierer/IT-Techniker vor Ort mit ins Boot holen
- Einweisungen für Lehrer in die Bedienung der Software durchführen
- Arbeitsplätze schaffen
- Als nächster Schritt ist geplant in den nächsten Wochen ein kleines Büro zu eröffnen, in dem die anfallenden Arbeiten erledigt und Besucher empfangen werden können.
- Später sollen landesweit kleine Büros eingerichtet werden, wo die Schulen zum Beispiel ihre gedruckten Zeugnisse abholen können.
Dringende Notwendigkeit - ein Büro muß her !Leider müssen wir schon jetzt ein kleines Büro einrichten. Immer wieder haben die Schulen gefragt, wo denn unser Büro ist. Es wird einfach nicht akzeptiert, dass wir zu Hause arbeiten. Ein Unternehmen muss wohl in Uganda ein Büro haben. Hier zeigt sich, dass Uganda noch ein Entwicklungsland ist. In Deutschland / Europa ist soetwas mittlerweilen selbstverständlich.
Dieses war so noch nicht vorgesehen. Wir haben mittlerweile über 4.000 Arbeitsstunden ( umgerechnet über $ 400.000 ) für die Softwareentwicklung, Erstellung von Dokumentationen und Bedienungsanleitungen für die User usw... aufgebracht. Hinzu kamen Kosten für Flüge, Transport, Unterkunft, Verpflegung usw. Soll es das gewesen sein? Wir wollen und werden auf jeden Fall weitermachen.
Nach einen großen Kassensturz haben wir die Kosten für das erste Jahr ermittelt. Trotz vieler Einschränkungen und Abstriche, kam da doch noch einiges zusammen.
Laufende Kosten für ein Büro (ca.): |
$/Monat |
Miete |
200,00 |
>Strom |
20,00 |
wasser |
7,00 |
|
Einmalige Ausstattung für ein Büro (ca.): |
$ |
Büroausstattung |
4500,00 |
2 PC / Laptop, 2 Drucker (Farblaser) |
2200,00 |
Büromaterial |
1200,00 |
|
Personalkosten/Löhne (ca.): |
$/Monat |
Bürokraft |
300,00 |
Fahrer |
275,00 |
|
Transport und Fahrtkosten (ca.): |
$/Monat |
Fahrzeugmiete |
275,00 |
Kraftstoff |
275,00 |
|
Werbung (ca.): |
$ |
Flyers / Vorschlag für Schulen |
150,00 |
Visitenkarten |
100,00 |
|
4 Präsentationen mit ca. 80-100 Schulertretern |
$/Präsentation |
Anmietung Tagungsraum / hall |
350,00 |
Verpflegung der Gäste |
350,00 |
Alles zusammen werden sich die Gesamtkosten, wenn wir voll durchstarten wollen, für jedes Jahr auf mindestens ca. $ 25.000 belaufen. Natürlich hoffen wir noch im Laufe des Jahres 2015 die ersten Schulen als Kunden gewinnen zu können. Aber dafür gibt es keine Garantie.
Als einer der nächsten Schritte ist ein Treffen mit dem Ministerium für Ausbildung und Sport geplant. Viele Schulen waren und sind an dieser Softwarelösung sehr interessiert, aber sie scheuen den nächsten bzw. den ersten Schritt zu gehen.
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